Поради з легалізації для українців: оформлення документів та ВНЖ

Легалізація за кордоном стає все актуальнішою для українців, які шукають безпеки, стабільності та нових можливостей через війну та інші труднощі. У 2025 році в багатьох країнах Європейського Союзу та за його межами оновилися міграційні правила, зокрема продовжено програми тимчасового захисту, запроваджено нові цифрові сервіси подачі документів, а також спрощено процедури для українців у рамках гуманітарної підтримки. Це відкриває більше можливостей для легалізації, але водночас вимагає уважного ставлення до деталей.

Команда Relocate зібрала прості та перевірені поради спеціально для українців, як грамотно підійти до оформлення документів та отримання посвідки на проживання (ВНЖ).

Збір документів: почніть заздалегідь

Перед виїздом або одразу після прибуття до нової країни підготуйте такі документи:

закордонний паспорт (переконайтесь, що він дійсний мінімум 6 місяців);
внутрішній паспорт громадянина України. Не є обов’язковим, але може знадобитися як додатковий документ для підтвердження особи або сімейного стану.
свідоцтва про шлюб та народження дітей (за наявності). Подаються у разі, якщо ви переїжджаєте сім’єю або возз’єднуєтеся з родичами.
документи про освіту (з перекладом). Апостиль на освітніх документах є обов’язковим – без штампа апостиля іноземні університети чи роботодавці не визнають український диплом дійсним.
довідка про несудимість з України. Зверніть увагу, деякі консульства приймають довідку про несудимість тільки видану не більш як 3–6 місяців назад, тож стежте за строком дії. Якщо ви протягом останніх кількох років проживали в іншій країні понад 6–12 місяців, може знадобитися аналогічна довідка тієї країни.
медичне страхування (страховий поліс), що відповідає вимогам країни перебування та дійсний на її території.

Переклади та апостиль

Офіційні документи слід перекласти мовою країни перебування. У більшості випадків переклади мають бути нотаріально завірені. Якщо ви вже перебуваєте за кордоном, переклади потрібно зробити в місцевих бюро перекладів або через сертифікованих перекладачів, акредитованих у відповідній державі. Уточніть, чи потрібно нотаріальне завірення саме місцевого зразка, чи достатньо українського.

Апостиль — це спеціальний штамп, що підтверджує справжність документа. Якщо документ був виданий в Україні, апостиль на нього має ставитися ще в Україні — Міністерством юстиції, освіти або МВС (залежно від типу документа). Якщо апостиль не було зроблено заздалегідь, зверніться до українського консульства у країні перебування або уповноважте когось зробити це в Україні через довіреність.

Види підстав для ВНЖ для українців

Найчастіші підстави для отримання ВНЖ для українців:

тимчасовий прихисток;
гуманітарна віза або статус біженця;
робота (офіційне працевлаштування);
навчання (університети, курси);
возз'єднання з родиною (родичі з ВНЖ або громадянством);
бізнес-діяльність або інвестиції.

Реєстрація та подача документів

Більшість країн ЄС мають онлайн-платформи або міграційні центри, де можна подати заяву на ВНЖ. Деякі країни (наприклад, Польща, Німеччина, Чехія) у 2025 році впровадили електронні кабінети для заявників, де можна відстежувати статус справи, подавати додаткові документи або бронювати прийом.

Уточнюйте, чи потрібен попередній запис — у великих містах черги можуть бути на кілька тижнів наперед.

Уточніть перелік документів на офіційному сайті міграційної служби або у консульстві. Іноді вимоги можуть відрізнятися навіть у межах однієї країни. Не забувайте про фотографії встановленого формату, заповнені анкети, а також заяви на підтвердження місця проживання (іноді потрібна реєстрація або договір оренди).

Зберігайте всі копії, довідки, чеки — це може знадобитись при поновленні або оскарженні рішення. Радимо мати як паперову, так і електронну версію всіх поданих матеріалів.

Консультація з юристом або спеціалістом

Юристи з міграційного права або волонтерські організації, що допомагають українцям, можуть безплатно або за символічну оплату надати поради. Не соромтеся звертатися — це зекономить час і нерви.

Будьте уважні до термінів

Переважно тимчасовий захист діє від одного року, але його потрібно поновлювати щороку, зазвичай за кілька тижнів до завершення терміну. У 2025 році багато країн ЄС автоматично продовжили дію тимчасового захисту для українців, але в деяких державах усе ж необхідно підтвердити своє перебування та надати додаткові документи. Наприклад, у Чехії українцям потрібно регулярно оновлювати дані про місце проживання через міграційний портал. У Франції вимагається особиста поява для поновлення статусу тимчасового захисту, з наданням довідки про проживання. У Данії потрібно надати підтвердження про інтеграцію в суспільство, наприклад, участь у мовних курсах чи працевлаштування.
ВНЖ також має термін дії — від одного до п’яти років, залежно від підстав. Пропуск строків поновлення може призвести до втрати статусу та складнощів з його відновленням.

У деяких країнах це також тягне за собою штрафи — наприклад, у Німеччині порушення правил реєстрації може призвести до штрафу до 1000 євро. У Польщі можлива заборона на повторне подання заяви на ВНЖ протягом певного періоду. У Франції запізнення з продовженням може ускладнити доступ до соціальних послуг і медичної допомоги. Щоб уникнути подібних ситуацій, важливо стежити за всіма термінами та своєчасно оновлювати документи.

Важливі поради для українців

Завжди майте з собою копії основних документів — в електронному вигляді на телефоні та на флешці.
Створіть особисту електронну пошту для офіційного листування та перевіряйте її регулярно.
Вивчіть базову лексику місцевою мовою — це допоможе в побуті та при спілкуванні з установами.
Залучайтеся до українських діаспорних організацій — вони часто мають перевірену інформацію та контакти.
Не нехтуйте безплатними мовними або адаптаційними курсами, які пропонують муніципалітети чи НГО.
У разі складнощів — звертайтесь до консульств України або правозахисних організацій у країні перебування.