За даними Польського економічного інституту, у 2022–2025 роках українці зареєстрували в Польщі 123,6 тис. бізнесів: 109,1 тис. одноосібних підприємницьких діяльностей та 14,5 тис. компаній з українським капіталом. 

Один із викликів для підприємців, які виходять на польський ринок, — адаптація до місцевих правил бухгалтерії та звітності. Розібратися в них варто ще до відкриття бізнесу та перших операцій. Адже помилки вже в перші місяці роботи можуть призвести до донарахування податків, відсотків за прострочення і, в окремих випадках, фінансових санкцій.

Які ключові відмінності польської бухгалтерії від української? Про це розповідаю з досвіду роботи міжнародної бухгалтерської компанії, яка супроводжує бізнеси в Україні та Польщі.

Чим загалом відрізняється бухгалтерія в Україні та Польщі 

1. Інші форми бухгалтерського обліку

У Польщі одноосібний підприємець (JDG — найближчий аналог українського ФОП) залежно від обраної системи оподаткування може вести облік доходів (ewidencja przychodów) або податкову книгу доходів і витрат (podatkowa księga przychodów i rozchodów, PKPiR). Натомість товариство з обмеженою відповідальністю (spółka z o.o.) веде повний бухгалтерський облік (księgi rachunkowe).

2. Інший цифровий документообіг і звітність

Польський бізнес працює з іншими державними системами. Серед ключових — Національна система електронних рахунків (Krajowy System e-Faktur, KSeF) та єдиний контрольний файл для ПДВ (Jednolity Plik Kontrolny VAT, JPK_VAT). Через JPK_VAT активні платники ПДВ щомісяця передають податковій структуровані дані про покупки та продажі, а також деклараційну частину. 

3. Інші правила оформлення господарських операцій

У Польщі діють власні правила виставлення рахунків, розрахунків і обліку ПДВ (VAT), ведення кадрових та зарплатних розрахунків, а також взаємодії з державними органами. Підприємцю важливо враховувати ці вимоги безпосередньо під час здійснення операцій.

Що доведеться організувати по-іншому в Польщі

Робота з рахунками

Перше, що потрібно переглянути, — процес виставлення та отримання рахунків.

У 2026 році Польща поетапно запроваджує обов'язкове використання Національної системи електронних рахунків (KSeF). З 1 квітня 2026 року більшість підприємців мають виставляти рахунки через KSeF. Однак цей обов’язок відклали до 1 січня 2027 року для однієї з категорій. Це найменші підприємці, які відповідають встановленому критерію щодо вартості продажів, документованих рахунками-фактурами.

Водночас з 1 лютого 2026 року більшість платників, на яких поширюється обов'язок використання KSeF, мають отримувати рахунки через цю систему.

ПДВ і звітність

Польський податок на додану вартість (VAT) за своєю економічною суттю близький до українського ПДВ. Але порядок його адміністрування та звітності відрізняється.

Одна з ключових особливостей — єдиний контрольний файл для ПДВ (JPK_VAT). Він поєднує інформацію з реєстрів купівель і продажів із деклараційною частиною. Активні платники VAT передають його в електронній формі щомісяця до 25 числа наступного місяця. Це правило застосовується і до платників, які розраховуються з VAT поквартально. 

Працівники та соціальне страхування

Якщо компанія наймає працівників у Польщі, окремо потрібно налаштувати зарплатний та кадровий процес.

Роботодавець взаємодіє з Установою соціального страхування (Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ZUS). Він реєструє працівників у системі соціального страхування, розраховує внески та сплачує їх до ZUS. Частину внесків фінансує роботодавець, а частину — працівник. Розподіл залежить від конкретного виду страхування. 

Як організувати бухгалтерію для бізнесу в Польщі: чекліст

Я рекомендую ще до початку регулярної роботи пройти весь майбутній бухгалтерський процес і визначити:

  • яку форму бізнесу та оподаткування використовуватиме компанія;
  • який формат бухгалтерського обліку їй потрібен;
  • як організувати процес виставлення та отримання рахунків і роботу з KSeF;
  • чи виникають обов'язки щодо VAT і JPK;
  • як організувати кадровий і зарплатний облік, а також розрахунки із ZUS, якщо є працівники;
  • яке програмне забезпечення використовуватиме команда та чи інтегровано воно з необхідними державними системами;
  • хто формує документи, перевіряє операції та передає інформацію бухгалтеру.

Такий підхід дозволяє налаштувати облік ще до початку регулярних операцій і не перебудовувати систему потім.

Чи потрібен польський бухгалтер

Не обов'язково. Польське законодавство не встановлює вимоги, щоб бухгалтер обов'язково був громадянином Польщі. Український фахівець також може супроводжувати польський бізнес. Для цього він має знати місцеві правила бухгалтерського та податкового обліку й дотримуватись вимог до організації бухгалтерських послуг.

Деякі підприємства наймають бухгалтерів в Польщі, адже ті добре знають місцеву систему. Проте якщо бізнес продовжує працювати і в Україні, потрібно окремо налагоджувати взаємодію між українською та польською бухгалтеріями.

Ще один варіант — передати облік на аутсорс компанії, яка працює в обох країнах. Тоді наявному бухгалтеру не потрібно буде самостійно опановувати всю польську систему, а бізнесу — окремо координувати роботу двох бухгалтерій.

Наприклад, бухгалтерська компанія, де я є керівною партнеркою, має офіси як в Україні, так і в Польщі, зокрема у Варшаві, Вроцлаві, Лодзі, Познані. Підприємців фахівці консультують українською, а з польськими органами комунікують по-польськи. Компанія також має шаблони документів і стандартизовані процедури для двох юрисдикцій. 

Бухгалтерія в Польщі не обов'язково складніша за українську, але працює за іншими правилами та використовує інші інструменти.

Тому при виході на польський ринок варто заздалегідь адаптувати облік, роботу з рахунками, VAT, звітністю та працівниками. Це зменшує кількість помилок, які доведеться виправляти вже після початку діяльності.

Автор: Ірина Качмарчик, керуюча партнерка компанії CeDePe Україна