В Україні завершується перехідний період для цифрування паперових трудових книжок. До 10 червня 2026 року роботодавці мають передати до Пенсійного фонду України скановані копії трудових книжок працівників, які були прийняті на роботу до 10 червня 2021 року. Сам процес цифрування триває з 2021 року і, відповідно до чинного законодавства, має завершитися саме у червні 2026-го.

Для українців, які зараз живуть за кордоном, це питання може здаватися другорядним на тлі продовження тимчасового захисту, пошуку роботи, житла чи підготовки до життя після 2027 року. Але саме трудова книжка часто містить дані про стаж, який впливатиме на майбутню пенсію, соціальні права та підтвердження трудової історії в Україні.

Оцифрування не означає, що паперова трудова книжка “зникає” або втрачає значення. Йдеться про перенесення даних із паперового документа до електронного реєстру Пенсійного фонду. Після цього інформація про трудову діяльність людини зберігатиметься в електронному вигляді, а паперова книжка після завершення обробки має бути видана працівнику на руки під підпис.

Що таке електронна трудова книжка

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки. У ній містяться дані про роботу людини, періоди зайнятості, звільнення, переведення та інші записи, які раніше вносилися до паперового документа.

Фактично це не новий документ, а електронний спосіб зберігати інформацію про трудову діяльність. Дані потрапляють до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України. Надалі саме вони використовуватимуться для підтвердження страхового стажу, призначення пенсії та перевірки інформації про роботу.

Це особливо важливо для людей, які мають старий трудовий стаж — наприклад, працювали до 2000-х років або мають записи в паперовій трудовій книжці за періоди, які ще не були повністю відображені в електронних системах.

Кого це стосується насамперед

Насамперед оцифрування стосується людей, які мають паперову трудову книжку із записами про роботу до переходу на електронний облік. Особливо уважними варто бути тим, хто працював до 1 січня 2004 року, адже саме старі записи можуть бути критично важливими для підтвердження стажу.

Також це стосується працівників, трудові книжки яких досі зберігаються у роботодавця. 

За роз’ясненнями Пенсійного фонду, роботодавець, який зберігає трудові книжки працівників, прийнятих до 10 червня 2021 року, має забезпечити їх сканування та передати відомості до ПФУ до 10 червня 2026 року.

Якщо людина зараз працює офіційно в Україні, цим може займатися роботодавець. Якщо ж вона за кордоном, не працює в українській компанії або має трудову книжку на руках, варто перевірити свій електронний кабінет на порталі Пенсійного фонду й за потреби подати документи самостійно.

Чи втратить людина стаж, якщо не встигне до 10 червня

Якщо трудову книжку не оцифрували до 10 червня 2026 року, це не означає, що стаж автоматично зникне. Паперова трудова книжка і надалі може бути документом для підтвердження стажу. Водночас відсутність електронної копії може створити додаткові труднощі під час призначення пенсії або перевірки періодів роботи. 

Памєятайте, що сраховий стаж не втрачається, але паперові записи доведеться підтверджувати окремо.

Тому головна порада проста: якщо є можливість оцифрувати трудову книжку зараз, краще не відкладати. Особливо це стосується українців за кордоном, які можуть не мати швидкого доступу до архівів, старих роботодавців або паперових документів.

Як оцифрувати трудову книжку самостійно

Оцифрувати трудову книжку можна через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Завантажити відомості про трудову діяльність можна в особистому кабінеті на вебпорталі.

Алгоритм виглядає так:

1. Зайти на вебпортал Пенсійного фонду України.
2. Авторизуватися в особистому кабінеті за допомогою кваліфікованого електронного підпису, BankID або Дія.Підпису, або Вчасно.
3. Знайти розділ, пов’язаний з електронною трудовою книжкою.
4. Підготувати якісні скани або фото всіх сторінок трудової книжки, де є записи.
5. Завантажити документи в систему.
6. Підписати звернення електронним підписом.
7. Дочекатися обробки даних Пенсійним фондом.

Важливо: для самостійного оцифрування потрібно мати активований електронний підпис, зайти до розділу “Електронна трудова книжка”, завантажити скани або фото сторінок і підтвердити дію цифровим підписом.

Що перевірити перед завантаженням

Перед тим як подавати документи, варто уважно перевірити якість сканів. Найчастіша проблема — нечіткі фото, обрізані сторінки, відблиски, тіні або неповний набір розворотів.

Потрібно завантажувати всі сторінки, де є записи: титульну сторінку, дані про власника, прийняття на роботу, переведення, звільнення, нагороди, зміни прізвища, якщо такі були. Якщо людина змінювала прізвище, бажано мати документи, які це підтверджують.

Також варто звірити, чи правильно вказані дати прийняття і звільнення, назви підприємств, печатки та підписи. Якщо є помилки або нечіткі записи, краще заздалегідь проконсультуватися з ПФУ або спробувати отримати додаткові довідки від роботодавця чи з архіву.

Тимчасовий захист і трудовий стаж: що варто зберігати

Якщо ви працюєте офіційно за кордоном, варто зберігати всі документи, які підтверджують роботу. Це можуть бути трудові договори, додатки до договорів, довідки від роботодавця, зарплатні відомості, податкові документи, підтвердження сплати соціальних внесків, листування з роботодавцем щодо умов роботи.

Ці документи можуть знадобитися для оформлення статусу в країні перебування, підтвердження доходу, податкових питань або майбутнього пенсійного обліку.