Де в ЄС найлегше оформити документи онлайн: рейтинг для українців за кордоном

Переїзд, реєстрація місця проживання, оформлення соціальної допомоги, вступ до університету чи відкриття бізнесу можуть зайняти кілька хвилин онлайн — або перетворитися на тижні листування, особистих візитів і збирання паперових довідок. Усе залежить не лише від конкретної послуги, а й від країни. За рівнем цифровізації державних сервісів Європейський Союз залишається дуже неоднорідним: поки Мальта, Люксембург, Фінляндія та Естонія наближаються до повного переведення ключових процедур онлайн, у Румунії, Франції, Польщі та низці інших країн значну частину питань досі доводиться вирішувати офлайн.

Розбираємося, де в ЄС найкраще працює цифрова держава, які країни особливо зручні для підприємців і що ці рейтинги насправді означають для українців.

Як Єврокомісія оцінює цифрові державні послуги

Європейська комісія щороку публікує eGovernment Benchmark — дослідження доступності та якості цифрових державних послуг.

У 2026 році експерти перевірили 96 ключових сервісів, пов’язаних із дев’ятьма життєвими ситуаціями:

• переїздом
• транспортом
• сімейними справами
• пошуком роботи та кар’єрою
• навчанням
• охороною здоров’я
• поданням невеликих судових позовів
• відкриттям бізнесу
• щоденним управлінням компанією

Перевірка відбувається за принципом mystery shopper: підготовлені фахівці проходять процедури як звичайні користувачі й оцінюють не лише наявність сайту, а й те, чи можна реально завершити весь процес онлайн.

До уваги беруть, зокрема:

• наскільки легко знайти потрібну послугу
• чи можна подати заяву повністю онлайн
• чи адаптований портал для смартфона
• чи показує система строки та статус розгляду
• чи використовує держава дані, які вже має
• чи може послугою скористатися людина з іншої країни ЄС
• чи доступні електронна ідентифікація та цифрові документи

Тому цифрова держава — це не просто сайт із формами. Головний показник полягає в тому, чи може людина отримати результат без зайвих візитів, повторного внесення інформації та паперової бюрократії.

Де громадянам найпростіше отримувати послуги онлайн

За останніми оприлюдненими порівняльними показниками, лідером ЄС стала Мальта, де онлайн доступні близько 99,7% ключових державних послуг для громадян.

Далі йдуть:

• Люксембург — близько 98%
• Фінляндія — близько 96%
• Естонія — близько 96%
• Латвія — близько 93,5%
• Іспанія та Нідерланди — понад 88%
• Литва — близько 88%
• Ірландія — близько 87%
• Швеція — близько 86%
• Португалія — близько 84,5%

Йдеться про послуги, пов’язані з родиною, роботою, навчанням, медициною, транспортом, переїздом і зверненням до суду. Ці показники характеризують доступність ключових процедур онлайн, а не загальну якість усієї системи державного управління.

Мальта: майже всі основні процедури онлайн

Мальта має найвищий показник доступності електронних державних послуг для громадян у ЄС.

Невеликий розмір країни полегшує об’єднання реєстрів і державних установ, однак високий результат пояснюється не лише цим. Мальта послідовно розвиває єдині цифрові портали, електронну ідентифікацію та онлайн-взаємодію між громадянами й органами влади.

Водночас для іноземця доступність конкретної процедури може залежати від наявності місцевого документа, електронної ідентифікації або зареєстрованої адреси.

Люксембург: сильні сервіси для людей і компаній

Люксембург входить до лідерів одразу у двох категоріях: цифрові послуги для громадян і процедури для бізнесу.

Значну частину питань можна вирішити через централізовані державні платформи: від подання адміністративних заяв до взаємодії з податковими й підприємницькими службами.

Для країни з великою кількістю іноземних працівників особливо важливі транскордонні сервіси. Однак навіть у Люксембурзі доступ до частини функцій може вимагати місцевої електронної ідентифікації.

Фінляндія: держава не просить ті самі дані кілька разів

Однією із сильних сторін Фінляндії є портал Suomi.fi, який об’єднує державні послуги, повідомлення, електронні повноваження та обмін інформацією між громадянами, компаніями й органами влади.

Читайте також: Освіта у Фінляндії для українців: як працює портал Opintopolku для вступу і навчання

Для користувача це означає менше довідок і повторного заповнення однакових полів. Водночас без місцевого ідентифікаційного номера та засобу електронної ідентифікації доступ до окремих послуг може бути обмеженим.

Естонія: одна з найвідоміших цифрових держав Європи

Естонія стала символом європейського електронного уряду завдяки цифровій ідентифікації, взаємодії реєстрів, електронному голосуванню та можливості виконувати більшість адміністративних процедур онлайн.

Близько 96% ключових послуг для громадян доступні в електронному форматі. Естонська модель побудована не навколо одного застосунку, а навколо спільної цифрової інфраструктури, через яку державні системи безпечно обмінюються інформацією.

Саме тому Естонія часто сприймається як європейський аналог української концепції «держави у смартфоні», хоча структура двох систем суттєво відрізняється.

Латвія, Литва та Іспанія також серед лідерів

Латвія має один із найвищих у ЄС показників цифровізації послуг як для громадян, так і для компаній. У звіті Єврокомісії за 2026 рік цифрові державні сервіси Латвії названі сильними та вищими за середній рівень ЄС.

Високі результати демонструє й Литва. Єврокомісія також відзначає її цифрові послуги для людей і бізнесу як сильну сторону країни.

Іспанія має розвинену систему онлайн-взаємодії з податковими, соціальними та адміністративними органами. Однак для повноцінного користування багатьма порталами потрібен цифровий сертифікат, електронне посвідчення або реєстрація в системі Cl@ve. Через це послуга може бути технічно доступна онлайн, але її початкове налаштування для новоприбулої людини іноді залишається складним.

Де цифрові державні послуги розвинені слабше

Найнижчий показник серед країн ЄС має Румунія: онлайн доступні близько 63% ключових послуг для громадян.

До нижньої частини рейтингу також належать:

• Болгарія — близько 68%
• Польща — близько 71%
• Франція — трохи більше ніж 71%
• Словаччина — близько 73%
• Хорватія — близько 75%

Це не означає, що в цих країнах немає сучасних державних платформ. Польща, наприклад, продовжує активно розширювати доступність електронних послуг. Єврокомісія у звіті за 2026 рік відзначила її прогрес у цій сфері. Проте за загальною кількістю процедур, які можна повністю пройти онлайн, країна поки що поступається лідерам.

А ось Франція, хоч і має багато електронних сервісів, та все одно вони розподілені між різними установами й порталами. Через це користувачеві не завжди зрозуміло, куди саме звертатися та який спосіб ідентифікації використовувати.

У яких країнах найзручніші онлайн-послуги для бізнесу

Окремо Єврокомісія оцінює цифровізацію процедур, необхідних для створення й ведення бізнесу.

До лідерів належать:

• Ірландія
• Люксембург
• Мальта

У цих країнах онлайн доступні майже всі ключові державні процедури для підприємців.

У Фінляндії показник сягає приблизно 99%, а в Естонії — 97,5%. Понад 90% необхідних бізнесу сервісів доступні онлайн також у Латвії, Бельгії, Литві, Швеції та Болгарії.

Де підприємцям частіше доводиться йти до установ

Нижчі показники цифровізації бізнес-процедур мають:

• Греція — близько 79%
• Німеччина — близько 77,5%
• Франція — близько 77%
• Словаччина — близько 73%
• Хорватія — близько 65%
• Румунія — близько 55%

Тому навіть країна з розвиненою економікою може залишатися складною для підприємця з погляду цифрової бюрократії. Наприклад, у Німеччині багато процедур залежать від федеральної землі, муніципалітету та конкретного відомства, а єдиного цифрового маршруту для всіх регіонів часто немає.

Водночас український бізнес активно розвивається по всій Європі та за її межами. У каталозі «Бізнеси» на Relocate.to  можна знайти українські ресторани, крамниці, салони краси, а також майстрів, репетиторів, психологів, бухгалтерів та інших фахівців. Користуйтеся їхніми послугами, підтримуйте українських підприємців і знаходьте перевірені сервіси поруч із собою.

Що ці показники означають для українців

Для українців рівень цифровізації державних послуг має цілком практичне значення, адже саме від нього залежить, наскільки легко можна:

• зареєструвати місце проживання
• оформити податковий номер
• подати заяву на соціальну допомогу
• записати дитину до школи
• отримати медичні документи
• зареєструвати підприємницьку діяльність
• подавати декларації та сплачувати податки
• змінити адресу або сімейний статус
• відстежувати розгляд заяв

У країні з добре побудованими цифровими системами людина менше залежить від графіка роботи установ, доступності запису та конкретного працівника. Проте високий рейтинг не гарантує, що всі сервіси будуть однаково доступними для українця.

Чому онлайн-послуга може залишатися недоступною для іноземця

Навіть якщо процедура повністю цифрова, для входу можуть вимагати:

• місцевий ідентифікаційний номер
• електронну ID-картку
• банківську ідентифікацію
• цифровий сертифікат
• місцевий номер телефону
• адресу, зареєстровану в державному реєстрі
• документ, який видають лише після особистого візиту

Окремим критерієм eGovernment Benchmark є транскордонна доступність: чи може людина скористатися сервісом, перебуваючи або маючи документи з іншої країни ЄС. Саме в цій частині багато європейських систем усе ще працюють слабше, ніж для власних громадян.

«Доступно онлайн» не завжди означає «зручно»

Відсоток цифровізованих послуг показує, чи можна пройти процедуру онлайн, але не завжди повністю передає реальний досвід користувача.

У країні може бути електронна форма, однак:

• портал працює лише державною мовою
• інструкції написані складною юридичною мовою
• сайт незручний для смартфона
• відповідь надходить звичайною поштою
• потрібно окремо завантажувати багато довідок
• статус заяви неможливо перевірити
• кожна установа використовує власний кабінет
• після онлайн-заяви все одно призначають особистий візит

Як заздалегідь перевірити цифрові послуги в країні

Перед переїздом або відкриттям бізнесу варто з’ясувати:

1. Який електронний документ потрібен для входу на державні портали.
2. Чи можна отримати його одразу після приїзду.
3. Чи потрібен місцевий банківський рахунок або номер телефону.
4. Чи доступні інструкції зрозумілою мовою.
5. Чи можна подати заяву без електронного підпису.
6. Чи доведеться особисто відвідувати установу для первинної реєстрації.
7. Чи можна відстежувати статус заявки онлайн.

Особливо важливо перевіряти це autónomo, фрилансерам і власникам компаній. У різних країнах поняття «відкрити бізнес онлайн» може означати як одну цифрову заяву, так і кілька окремих реєстрацій у податковій, соціальній та муніципальній системах.

ЄС планує повністю цифровізувати ключові послуги

Програма «Цифрове десятиліття» передбачає, що до 2030 року всі ключові державні послуги в ЄС мають стати доступними онлайн.

Однак Єврокомісія визнає, що головним викликом залишається не лише створення нових порталів, а й упровадження змін із достатньою швидкістю, масштабом та узгодженістю в усіх країнах Союзу.

Тому різниця між державами поки що залишається значною. У Мальті, Люксембурзі, Фінляндії та Естонії цифрова взаємодія з державою вже стала звичною частиною життя. В інших країнах онлайн-сервіси продовжують співіснувати з паперовими заявами, листами поштою та обов’язковими візитами.