По данным Польского экономического института, в 2022–2025 годах украинцы зарегистрировали в Польше 123,6 тыс. бизнесов: 109,1 тыс. индивидуальных предпринимательских деятельностей и 14,5 тыс. компаний с украинским капиталом. 

Один из вызовов для предпринимателей, выходящих на польский рынок, — адаптация к местным правилам бухгалтерии и отчётности. Разобраться в них стоит ещё до открытия бизнеса и первых операций. Ведь ошибки уже в первые месяцы работы могут привести к доначислению налогов, процентов за просрочку и, в отдельных случаях, финансовым санкциям.

Какие ключевые отличия польской бухгалтерии от украинской? Об этом рассказываю из опыта работы международной бухгалтерской компании, которая сопровождает бизнесы в Украине и Польше.

Чем в целом отличается бухгалтерия в Украине и Польше 

1. Другие формы бухгалтерского учёта

В Польше индивидуальный предприниматель (JDG — ближайший аналог украинского ФОП) в зависимости от выбранной системы налогообложения может вести учёт доходов (ewidencja przychodów) или налоговую книгу доходов и расходов (podatkowa księga przychodów i rozchodów, PKPiR). В то же время общество с ограниченной ответственностью (spółka z o.o.) ведёт полный бухгалтерский учёт (księgi rachunkowe).

2. Другой цифровой документооборот и отчётность

Польский бизнес работает с другими государственными системами. Среди ключевых — Национальная система электронных счетов (Krajowy System e-Faktur, KSeF) и единый контрольный файл для НДС (Jednolity Plik Kontrolny VAT, JPK_VAT). Через JPK_VAT активные плательщики НДС ежемесячно передают налоговой структурированные данные о покупках и продажах, а также декларационную часть. 

3. Другие правила оформления хозяйственных операций

В Польше действуют собственные правила выставления счетов, расчётов и учёта НДС (VAT), ведения кадровых и зарплатных расчётов, а также взаимодействия с государственными органами. Предпринимателю важно учитывать эти требования непосредственно при осуществлении операций.

Что придётся организовать по-другому в Польше

Работа со счетами

Первое, что нужно пересмотреть, — процесс выставления и получения счетов.

В 2026 году Польша поэтапно вводит обязательное использование Национальной системы электронных счетов (KSeF). С 1 апреля 2026 года большинство предпринимателей должны выставлять счета через KSeF. Однако эту обязанность отложили до 1 января 2027 года для одной из категорий. Это наименьшие предприниматели, которые соответствуют установленному критерию относительно стоимости продаж, документированных счетами-фактурами.

В то же время с 1 февраля 2026 года большинство плательщиков, на которых распространяется обязанность использования KSeF, должны получать счета через эту систему.

НДС и отчётность

Польский налог на добавленную стоимость (VAT) по своей экономической сути близок к украинскому НДС. Но порядок его администрирования и отчётности отличается.

Одна из ключевых особенностей — единый контрольный файл для НДС (JPK_VAT). Он объединяет информацию из реестров покупок и продаж с декларационной частью. Активные плательщики VAT передают его в электронной форме ежемесячно до 25 числа следующего месяца. Это правило применяется и к плательщикам, которые рассчитываются по VAT поквартально. 

Работники и социальное страхование

Если компания нанимает работников в Польше, отдельно нужно настроить зарплатный и кадровый процесс.

Работодатель взаимодействует с Учреждением социального страхования (Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ZUS). Он регистрирует работников в системе социального страхования, рассчитывает взносы и уплачивает их в ZUS. Часть взносов финансирует работодатель, а часть — работник. Распределение зависит от конкретного вида страхования. 

Как организовать бухгалтерию для бизнеса в Польше: чеклист

Я рекомендую ещё до начала регулярной работы пройти весь будущий бухгалтерский процесс и определить:

  • какую форму бизнеса и налогообложения будет использовать компания;
  • какой формат бухгалтерского учёта ей нужен;
  • как организовать процесс выставления и получения счетов и работу с KSeF;
  • возникают ли обязанности по VAT и JPK;
  • как организовать кадровый и зарплатный учёт, а также расчёты с ZUS, если есть работники;
  • какое программное обеспечение будет использовать команда и интегрировано ли оно с необходимыми государственными системами;
  • кто формирует документы, проверяет операции и передаёт информацию бухгалтеру.

Такой подход позволяет настроить учёт ещё до начала регулярных операций и не перестраивать систему потом.

Нужен ли польский бухгалтер

Не обязательно. Польское законодательство не устанавливает требований, чтобы бухгалтер обязательно был гражданином Польши. Украинский специалист также может сопровождать польский бизнес. Для этого он должен знать местные правила бухгалтерского и налогового учёта и соблюдать требования к организации бухгалтерских услуг.

Некоторые предприятия нанимают бухгалтеров в Польше, так как те хорошо знают местную систему. Однако если бизнес продолжает работать и в Украине, нужно отдельно налаживать взаимодействие между украинской и польской бухгалтериями.

Ещё один вариант — передать учёт на аутсорс компании, которая работает в обеих странах. Тогда имеющемуся бухгалтеру не нужно будет самостоятельно осваивать всю польскую систему, а бизнесу — отдельно координировать работу двух бухгалтерий.

Например, бухгалтерская компания, где я являюсь управляющей партнёршей, имеет офисы как в Украине, так и в Польше, в частности в Варшаве, Вроцлаве, Лодзи, Познани. Предпринимателей специалисты консультируют по-украински, а с польскими органами коммуницируют по-польски. Компания также имеет шаблоны документов и стандартизированные процедуры для двух юрисдикций. 

Бухгалтерия в Польше не обязательно сложнее украинской, но работает по другим правилам и использует другие инструменты.

Поэтому при выходе на польский рынок стоит заранее адаптировать учёт, работу со счетами, VAT, отчётностью и работниками. Это уменьшает количество ошибок, которые придётся исправлять уже после начала деятельности.

Автор: Ирина Качмарчик, управляющая партнёр компании CeDePe Украина