В Украине завершается переходный период для оцифровки бумажных трудовых книжек. До 10 июня 2026 года работодатели должны передать в Пенсионный фонд Украины сканированные копии трудовых книжек работников, которые были приняты на работу до 10 июня 2021 года. Сам процесс оцифровки продолжается с 2021 года и, согласно действующему законодательству, должен завершиться именно в июне 2026-го.

Для украинцев, которые сейчас живут за границей, этот вопрос может казаться второстепенным на фоне продления временной защиты, поиска работы, жилья или подготовки к жизни после 2027 года. Но именно трудовая книжка часто содержит данные о стаже, который будет влиять на будущую пенсию, социальные права и подтверждение трудовой истории в Украине.

Оцифровка не означает, что бумажная трудовая книжка «исчезает» или теряет значение. Речь идет о переносе данных из бумажного документа в электронный реестр Пенсионного фонда. После этого информация о трудовой деятельности человека будет храниться в электронном виде, а бумажная книжка после завершения обработки должна быть выдана работнику на руки под подпись.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. В ней содержатся данные о работе человека, периодах занятости, увольнениях, переводах и других записях, которые раньше вносились в бумажный документ.

Фактически это не новый документ, а электронный способ хранить информацию о трудовой деятельности. Данные попадают в Реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины. В дальнейшем именно они будут использоваться для подтверждения страхового стажа, назначения пенсии и проверки информации о работе.

Это особенно важно для людей, у которых есть старый трудовой стаж — например, они работали до 2000-х годов или имеют записи в бумажной трудовой книжке за периоды, которые еще не были полностью отражены в электронных системах.

Кого это касается в первую очередь

Прежде всего оцифровка касается людей, у которых есть бумажная трудовая книжка с записями о работе до перехода на электронный учет. Особенно внимательными стоит быть тем, кто работал до 1 января 2004 года, ведь именно старые записи могут быть критически важны для подтверждения стажа.

Также это касается работников, трудовые книжки которых до сих пор хранятся у работодателя.

По разъяснениям Пенсионного фонда, работодатель, который хранит трудовые книжки работников, принятых до 10 июня 2021 года, должен обеспечить их сканирование и передать сведения в ПФУ до 10 июня 2026 года.

Если человек сейчас официально работает в Украине, этим может заниматься работодатель. Если же он за границей, не работает в украинской компании или имеет трудовую книжку на руках, стоит проверить свой электронный кабинет на портале Пенсионного фонда и при необходимости подать документы самостоятельно.

Потеряет ли человек стаж, если не успеет до 10 июня

Если трудовую книжку не оцифровали до 10 июня 2026 года, это не означает, что стаж автоматически исчезнет. Бумажная трудовая книжка и дальше может быть документом для подтверждения стажа. В то же время отсутствие электронной копии может создать дополнительные трудности при назначении пенсии или проверке периодов работы.

Помните, что страховой стаж не теряется, но бумажные записи придется подтверждать отдельно.

Поэтому главный совет простой: если есть возможность оцифровать трудовую книжку сейчас, лучше не откладывать. Особенно это касается украинцев за границей, которые могут не иметь быстрого доступа к архивам, старым работодателям или бумажным документам.

Как оцифровать трудовую книжку самостоятельно

Оцифровать трудовую книжку можно через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Загрузить сведения о трудовой деятельности можно в личном кабинете на веб-портале.

Алгоритм выглядит так:

Зайти на веб-портал Пенсионного фонда Украины.

Авторизоваться в личном кабинете с помощью квалифицированной электронной подписи, BankID, Дія.Підпису или Вчасно.

Найти раздел, связанный с электронной трудовой книжкой.

Подготовить качественные сканы или фото всех страниц трудовой книжки, где есть записи.

Загрузить документы в систему.

Подписать обращение электронной подписью.

Дождаться обработки данных Пенсионным фондом.

Важно: для самостоятельной оцифровки нужно иметь активированную электронную подпись, зайти в раздел «Электронная трудовая книжка», загрузить сканы или фото страниц и подтвердить действие цифровой подписью.

Что проверить перед загрузкой

Перед тем как подавать документы, стоит внимательно проверить качество сканов. Самая частая проблема — нечеткие фото, обрезанные страницы, блики, тени или неполный набор разворотов.

Нужно загружать все страницы, где есть записи: титульную страницу, данные о владельце, прием на работу, перевод, увольнение, награды, изменения фамилии, если такие были. Если человек менял фамилию, желательно иметь документы, которые это подтверждают.

Также стоит сверить, правильно ли указаны даты приема и увольнения, названия предприятий, печати и подписи. Если есть ошибки или нечеткие записи, лучше заранее проконсультироваться с ПФУ или попробовать получить дополнительные справки от работодателя либо из архива.

Временная защита и трудовой стаж: что стоит сохранять

Если вы официально работаете за границей, стоит сохранять все документы, которые подтверждают работу. Это могут быть трудовые договоры, приложения к договорам, справки от работодателя, зарплатные ведомости, налоговые документы, подтверждения уплаты социальных взносов, переписка с работодателем об условиях работы.

Эти документы могут понадобиться для оформления статуса в стране пребывания, подтверждения дохода, налоговых вопросов или будущего пенсионного учета.